Expediente Digital - Comenzó la implementación de la II etapa.
El día 15 de mayo del año en curso entró en vigencia la II etapa del Reglamento del Expediente Digital, aprobado por Acuerdo 5269 punto 14 (aplicable a Apremios por el momento).
La primera etapa había comenzado durante el año 2014, período durante el cual se cargaron aproximadamente 16.000 expedientes.
Esta innovación impacta notablemente en la forma y volumen de trabajo del fuero, dado que la mayor parte de la carga queda en cabeza de quienes utilizan el sistema y que, a su vez, obtienen ventajas operativas que compensan esa labor.
Un detalle a considerar, y que se encuentra en etapa de revisión y solución, es que se han detectado algunos expedientes duplicados debido, seguramente, al tiempo transcurrido entre la presentación de los expedientes en soporte papel (año 2013) carga virtual de los lotes de expedientes (año 2014) y la fecha en que se ha iniciado la etapa que se habilitó a partir del 15 de mayo.
Tanto la actora como los órganos jurisdiccionales involucrados se encuentran realizando un exhaustivo control a fin de detectar esas duplicaciones, sin perjuicio de las herramientas procesales que posee el demandado para resolver la cuestión. Por otro lado, además de los controles al momento de despachar las demandas, se reiterará el control al momento de librar el Mandamiento de Intimación de Pago.
Como puntos a destacar de la herramienta:
Para el usuario del servicio:
- Uno de los elementos fundamentales es que el Expediente Digital (EXD) ha reemplazado al expediente en soporte papel por lo que las constancias que surgen del expediente virtual, y que son consultadas por las partes a través del sistema DEXTRA, son inalterables.
- Si el órgano jurisdiccional quiere modificar una providencia, debe emitir un acto procesal en tal sentido (aclaratoria, revocatoria, etc). Esto brinda seguridad en el trámite.
- El usuario puede realizar la procuración – que incluye la “presentación virtual de escritos” dentro del horario hábil- de manera remota a través de la plataforma web.
- La procuración puede realizarse en cualquier horario, sin concurrir a la mesa de entradas del fuero.
Aspectos esenciales en el mecanismo de trabajo:
- Ingreso a través de la plataforma web de la demanda y título. Al momento del ingreso, deben cargarse todos los datos necesarios del sistema.
- Antes se hacía en Mesa de Entradas - Receptoría General-, que debía cargar toda la información, imprimir la carátula y pegarla para su procesamiento en Mesa de Entradas.
- Una vez cargado el expediente, el sistema realiza en forma automática el sorteo y asignación al Juzgado correspondiente. El que queda en despacho.
- Dicha tarea antes se hacía en Mesa de Entradas, que debía cargar uno por uno, los expedientes a despacho.
- El despacho de apremios provee el expediente y el funcionario o magistrado lo firma digitalmente.
- En este punto, la tarea del despacho es la habitual. Sin perjuicio del control extra que se está realizando en este momento, en virtud del problema de duplicación detectado.
- Una vez firmado digitalmente, queda automáticamente publicado -es decir cargado en lista- para la procuración por parte de los involucrados.
- Antes, esta tarea se hacía en Mesa de Entradas, que debía cargarse en lista el expediente para que salga publicado.
- Cuando se genere el mandamiento en sistema, y se presente para su libramiento por Mesa de Entradas, la mesa de entradas hará la recepción digital - tal como establece el reglamento-, y el despacho de apremios procederá a su libramiento. Una vez librado, será retirado por Mesa de Entradas con el mismo mecanismo de recibo digital.
- Antes, el actor presentaba el mandamiento - y, a través del mecanismo de autoconsulta se buscaba el expediente- luego la Mesa de Entradas pasaba el expediente a despacho. Una vez librado, la Mesa de Entradas cargaba el expediente en Letra para que el Mandamiento sea retirado por el actor.
- En Mesa de Entradas ya no se agregan más, al Expediente Digital, ningún tipo de oficio. Y solamente los informes recibidos como producción de prueba, se pasan a despacho a los fines de su incorporación al expediente.
Como toda nueva herramienta, requiere de un tiempo de adecuación y controles. Pero no hay ninguna duda que implica una significativa reducción en la labor cotidiana, por lo que significa no tener que procesar en Mesa de Entradas esos casi 16000 expedientes (y sus entradas y salidas del despacho) y los que ingresarán en un futuro.
Por otro lado, también se reflejará el beneficio en la reducción de concurrencia de público que se hará mas notable con la evolución del uso de la herramienta. Ello, dado que el demandado debe requerir eventualmente -si así lo considera necesario-, el asesoramiento letrado pertinente, y el letrado tendrá acceso al expediente a través del sistema DEXTRA en todo momento.
Debe recordarse que, a partir de la modificación de la estructura de Firma Digital, resultará posible en breve, asignar certificados digitales a abogados particulares, por lo que a medida que se amplíe el uso de la herramienta, se podrá advertir con mayor evidencia, esta reducción de tareas que impacta directamente sobre la Mesa de Entradas del fuero, ya que los demandados podrán contestar la demanda y realizar sus presentaciones, también a través de la plataforma web.
A la inversa de la Mesa de Entradas - cuya tarea se ve disminuida-, a medida que crezca la utilización de la herramienta, se evaluará la necesidad de reforzar las áreas de despacho de expediente Digital. Debe recordarse, que el Tribunal creó específicamente el Despacho de Apremios para ello y se realizaron los concursos con las categorías especificas para la realización de la tarea en horario vespertino.