RESOLUCION TÉCNICO REGISTRAL N° 04/13

Ref: Rúbrica de libros de comercio ante la Dirección General del Registro Público de Comercio. Supuestos. Recaudos.

Fecha de la Resolución: 28 de agosto de 2013

Fecha de publicación en el B.O.: 20 de setiembre de 2013

Vigencia: 23 de setiembre de 2013

Visto: Que el sistema de los libros de comercio implementado por el Código de Comercio, ha sido impuesto por la ley más en beneficio del comercio en general y del interés social que con miras a la utilidad particular de cada comerciante.

Que es indispensable la contabilidad para que la justicia y los acreedores puedan apreciar la corrección con que fueron llevadas las operaciones así como las causas de la mala situación del comerciante cuando se presente en concurso o en quiebra; para que los terceros que eventualmente contraten con el comerciante vean facilitadas las pruebas en caso de litigio; para que los socios de una sociedad puedan ejercer eventualmente sus derechos y para que el comerciante pueda conocer el estado de sus negocios.

Que la ley de fondo (Arts. 63 y 64, C.Com.) le otorga a los libros de comercio un valor o fuerza probatoria especial en favor del propietario de los libros cuando se los lleve bajo determinadas formalidades, se trate de un juicio contra otro comerciante o se trate de un hecho referente al comercio del dueño de los libros. Con el agregado de que prueban en contra suya o de sus sucesores, aunque no esté matriculado, o no sean llevados en forma, o aunque el contendiente en el juicio no sea comerciante, no admitiéndose prueba en contrario.

Considerando: Que la importancia de los principios mencionados, amerita favorecer la certeza y claridad de las soluciones a través de la unificación de criterios, ante los diversos supuestos que en la práctica plantea la rúbrica de libros de comercio.

Que los supuestos más comunes refieren: a) a la solicitud de libros que no son obligatorios y/o auxiliares; a la de libros en los que se presume que pueden volcarse partidas o asientos de similar naturaleza a la que se vuelcan en otros libros ya rubricados y de libros solicitados por una UTE de igual denominación que otra inscripta; b) a los requisitos exigidos por el organismo, ante el extravío, sustracción, destrucción total o parcial o que por cualquier otro hecho impide acompañar los libros rubricados y ante la transferencia de libros por transformación, cambio de denominación social o por cambio de jurisdicción a esta provincia.

Que el Art. 43 del Código de Comercio, dispone que todo comerciante está obligado a llevar cuenta y razón de sus operaciones y a tener una contabilidad mercantil organizada sobre una base contable uniforme, de la cual resulte un cuadro verídico de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos susceptibles de regulación contable. Las constancias contables deben complementarse con la documentación respectiva.

Que la forma de la contabilidad queda librada al arbitrio del comerciante. La ley sólo exige que sea regular y que se lleve por lo menos los libros que indica el Art. 44 del Código de Comercio. Es decir que se obliga a llevar libros esenciales, pero no se agota allí la carga de llevar la contabilidad, pues otros artículos del código y preceptos de leyes especiales exigen determinados libros para ciertos comerciantes o sociedades. Por ejemplo, determina la Ley de Sociedades que las sociedades anónimas y en comandita por acciones debe llevar: 1) Libro de Actas de los órganos colegiados, el cual debe asustarse a lo determinado por el Art. 249 y Art. 73); 2) Libro de Actas, cuando funcione la Comisión Fiscalizadora (Art. 290); 3) Libro de Registro de Acciones (Art. 215); 4) Libro de Asistencia a Asambleas (Art. 238, ap. 2); 5) Libro de Registro de Debentures (Art. 335, ap. 2).

Que el último párrafo del Artículo 44, y como norma de carácter general, dispone que sin perjuicio de lo reseñado, el comerciante deberá llevar los libros registrados y la documentación contable que corresponda a una adecuada integración de un sistema de contabilidad y que le exijan la importancia y la naturaleza de sus actividades de modo que la contabilidad y la documentación resulten con claridad los actos de su gestión y su situación patrimonial.

Que estos libros no obligatorios, pero necesarios para la contabilidad de las operaciones, son conocidos con el nombre de libros auxiliares. En la práctica tienen la misma importancia que los libros obligatorios, a los que complementan, y están sujetos a las mismas disposiciones legales en lo que respecta a su valor probatorio (Arts. 54, 55, 61, 65 y ccs, C.Com). El más común de los libros auxiliares es el Mayor o de Cuentas Corrientes. También se acostumbra llevar el de a) Cajas; b) Vencimientos; c) Documentos; d) Compras y Ventas; e) Movimiento de Mercadería; f) Gastos Generales; g) Ganancias y Pérdidas; y h) Borrador.

Que cuando se soliciten las rúbricas de libros que no sean obligatorios y/o auxiliares, de acuerdo a las diferentes normativas legales, el organismo -a fin de resolver la excepción- requerirá del comerciante o del representante legal, según sea el caso, fundamente tal petición y acompañe dictamen de contador público, con firma certificada ante el Consejo respectivo, que justifique la necesidad de dicho libro para la adecuada contabilización de las operaciones del requirente e indique la clase de asientos contables que se efectuarán en el libro solicitado.

Que las disposiciones del Código de Comercio respecto a los libros de comercio tienen la finalidad de evitar que se perpetren maniobras fraudulentas. Una forma de evitarlas es impedir que se lleve una contabilidad paralela. Por ello el organismo, ante la sospecha de que pueda volcarse en el libro cuya rúbrica se solicita, las mismas partidas o efectuar asientos de similar naturaleza que las volcadas en libros ya rubricados, requerirá al comerciante o al representante legal, según su caso, las explicaciones pertinentes. Si la respuesta es afirmativa, el libro que se rubrique será identificado con idéntica denominación que los ya rubricados y con número correlativo que se determinará sumando las de todos aquellos en los cuales, de acuerdo a la contestación brindada, se hayan volcado las mismas partidas o asientos.

Que en los supuestos de transformación de una sociedad en otra diferente tipo social, de cambio de denominación social y de cambio de jurisdicción a esta provincia, se torna imperioso tomar razón de tales variaciones en los libros de comercio, a fin de que se refleje en ellos la real situación societaria.

Que a tal fin, el organismo solicitará del representante legal, bajo declaración jurada con firma certificada, una nómina de la totalidad de los libros rubricados que el ente tenga en uso al tiempo de decidir la transformación, el cambio de denominación o el cambio de jurisdicción a esta provincia. Previo a la resolución deberá adjuntarlos para que al momento de la inscripción se deje en ellos constancia de tal modificación.

Que en los casos mencionados en el párrafo que antecede cuando se solicitare la rúbrica de un libro respecto del cual pudiera presumirse que su antecedente y uno o más libros ya rubricados, pudieran en razón de su similitud de fines, haber sido utilizados para volcar en todos ellos las mismas partidas o efectuar asientos de similar naturaleza, la Dirección General del Registro Público de Comercio solicitará a la interesada especifique por cual de dichos libros opta se efectúe la transferencia. El número correlativo del libro que se solicite transferir, será el producto de la sumatoria de aquellos que hayan sido objeto de similar utilización. El organismo dejará constancia de ello en la oblea de rúbrica.

Que es posible que un contrato de UTE se forma con las mismas partes que conforman otro contrato de UTE, con lo cual tendrán la misma denominación.

Que a fin de lograr una correcta individualización de los libros, la Dirección General del Registro Público de Comercio agregará en las obleas de rúbrica, a continuación de la denominación, entre paréntesis y sin que se entienda parte de ella, referencia abreviada del objeto de la UTE o área de explotación, según corresponda.

Que son numerosos los casos en que no se acompañan los libros rubricados para su clausura, motivada en la sustracción, extravío, destrucción total o parcial o en cualquier otro hecho o circunstancia.

Que la gravedad de la situación, conlleva a que el organismo requiera el cumplimiento de ciertos requisitos.

Que los hechos mencionados, deberán acreditarse mediante exposición policial efectuada por el requirente, su apoderado o representante legal o -en su caso- mediante constancia emitida por el organismo correspondiente. Si la exposición se efectuó por persona distinta, deberá acreditarse también la ratificación de su contenido por las personas mencionadas.

Que a los fines de su aptitud como antecedente para la rúbrica, en la exposición policial ó la constancia referida en el párrafo que antecede, se debe especificar claramente el nombre y número del libro o libros objetos de ella, así como los datos de los sujetos obligados titulares. El organismo dejará constancia del hecho denunciado en la oblea de rúbrica.

Por ello, en el ejercicio de las facultades otorgadas por el Artículo 7, inciso 3° de la Reglamentación de la Ley 2631 de creación de la Dirección General del Registro Público de Comercio de la Provincia de Neuquen,

LA DIRECTORA GENERAL DE LA DIRECCION GENERAL DEL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROVINCIA DE NEUQUEN RESUELVE:

Artículo 1°: Cuando se requieran la rúbrica de libros que no sean obligatorios y/o auxiliares, de acuerdo a las diferentes normativas legales, la Dirección General del Registro Público de Comercio resolverá la excepción. La petición deberá ser fundamentada por el comerciante o por el representante legal, según sea el caso. A los fines de su procedencia, se deberá acompañar dictamen emitido por Contador Público matriculado con firma certificada ante el Consejo respectivo, que justifique la necesidad de dicho libro para la adecuada contabilización de las operaciones del requirente e indique la clase de asientos contables que se efectuarán en el libro solicitado.

Artículo 2°: En aquellos casos en que se solicite la rúbrica de un libro respecto del cual el organismo presume que su antecedente y uno o más libros ya rubricados pudieran en razón de su similitud de fines, haber sido utilizados para volcar en todos ellos las mismas partidas o efectuar asientos de similar, la Dirección General del Registro Público de Comercio, requerirá las explicaciones pertinentes. Si la respuesta es afirmativa, el libro que se rubrique será identificado con idéntica denominación de los ya rubricados y con número correlativo que se determinará sumando los de todos aquellos en los cuales, de acuerdo a la contestación brindada, se hayan volcado las mismas partidas o asientos.

Artículo 3°: En los casos de transferencia de libros por transformación, cambio de la denominación social o cambio de jurisdicción a esta provincia, se deberá acompañar una declaración jurada suscripta por el representante legal de la sociedad con firma certificada de la totalidad de los libros que la entidad tenga en uso al tiempo de la toma de las decisiones mencionadas y al momento de su inscripción deberá adjuntarlos a fin de que se tome razón en ellos de dicha variación.

Artículo 4°: En los casos mencionados en el artículo que antecede, la Dirección General del Registro Público de Comercio solicitará las aclaraciones o explicaciones pertinentes, en aquellas situaciones en las que se solicitare la rúbrica de un libro respecto del cual pudiera presumirse que su antecedente y uno o más libros ya rubricados pudieran en razón de su similitud de fines haber sido utilizados para volcar en todos ellos las mismas partidas o efectuar asientos de similar naturaleza.

Se solicitará a la interesada especifique por cual de dichos libros opta se efectúe la transferencia. El número correlativo del libro que se solicite transferir será el producto de la sumatoria de aquellos que hayan sido objeto de similar utilización. Se dejará constancia de ello en la oblea de rúbrica.

Artículo 5°: Cuando se solicite la rúbrica de libros para contratos de Unión Transitoria de Empresas (UTE) de denominación igual a la de otra/s existente/s, se agregarán en las obleas de rúbrica, a continuación de la denominación, entre paréntesis y sin que se entienda parte de ella, referencia abreviada de su objeto o área de explotación según corresponda.

Artículo 6°: En caso de sustracción, extravío, destrucción total o parcial o cualquier otro hecho o circunstancia que imposibilite exhibir los libros antecedentes, deberá acreditarse tal circunstancia mediante denuncia policial efectuada por el requirente, su apoderado o representante legal o -de corresponder- mediante constancia emitida por el organismo correspondiente. Si la denuncia se efectuó por persona distinta, deberá acreditarse también la ratificación de su contenido por las personas mencionadas.

A los fines de su aptitud como antecedente para la rúbrica, en la denuncia se deben especificar claramente el nombre y número de libro o los libros objeto de ella, así como los datos de los sujetos obligados titulares.

Se dejará constancia de ello, en la oblea de rúbrica.

Artículo 7°: Regístrese como Resolución General. Publíquese. Cumplido, Archívese.

Fdo. Graciela Noemí Mercau

Directora General