Guía de Tramites Administrativos
La constitución de Fondos Permanentes está prevista en el art.62º de la Ley Nº 2141 de Administración Financiera y Control, que establece que podrán ser utilizado en la atención de pagos conforme a las características, modalidades o urgencia que no permita aguardar la respectiva la respectiva provisión de fondos.
Todas las erogaciones a efectuarse por Cajas Chicas/Fondos Permanentes deberán cumplir con los requisitos formales, legales e impositivos vigentes en oportunidad de su ocurrencia y destinarse exclusivamente al concepto del gasto por el cual fueron otorgados. Asimismo, no deben remitirse a esta Administración para su cancelación facturas incluidas en el concepto de los gastos autorizados en el Fondo.
Los fondos entregados en concepto de Caja Chica son de rotación mensual, y están destinados a gastos de menor cuantía no inventariables. Están destinados a gastos de menor cuantía que deban abonarse al contado, entendiendo por tales a todo gasto no inventariable que no supere el 5% del monto indicado precedentemente (Art.62º Regl. Ley Nº 2141).
Es facultad del Administrador General el otorgamiento de Fondos Permanentes, con comunicación al Tribunal Superior de Justicia (Art.4º Regl. Administración General). Asimismo el Reglamento de la Dirección de Administración Financiera prevé en su art.3º la facultad del Director de Administración de otorgar Cajas Chicas, con comunicación al Administrador General. El otorgamiento de Cajas Chicas y Fondos Permanentes está sujeto al Reglamento aprobado por Acuerdo 3483.
Luego de verificado el cumplimiento de los requisitos documentales, normas de procedimiento y criterios técnicos que establezcan las reglamentaciones, en cada caso, se procede a su liquidación de cada Fondo Permanente/ Caja Chica por parte del Departamento Contaduría y Presupuesto. En caso de presentación de facturas que no corresponden al concepto autorizado en el fondo se procede al desglose y devolución al organismo que efectúa la rendición.
Para los Fondos Permanentes y Cajas Chicas anualmente, antes que finalice el ejercicio, desde el Departamento Contaduría y Presupuesto se elabora un listado donde constan todas las dependencias que cuentan con dichos fondos, se adecua el monto a su funcionamiento y se especifican los gastos que puedan efectuar. Luego del dictado de la norma legal que apruebe el otorgamiento de las mismas, se confecciona al inicio del ejercicio el expediente del anticipo.
Mensualmente o de acuerdo con la frecuencia de rendición del fondo, cada dependencia efectúa la rendición del mismo, solicitando la reposición. Se controlan que las facturas presentadas posean las características que emanan de las normas dictadas por la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP), y que los gastos se adecuen a lo autorizado. Se controla además que el responsable no se exceda del crédito total anual autorizado.
Al final de cada ejercicio se corrobora que cada responsable efectúe la rendición final del fondo.
En el caso de las Cajas Chicas/Fondo Permanente, las rendiciones deben realizarse ajustándose a los requisitos que se adjuntan:
REQUISITOS PARA LAS RENDICIONES DE GASTOS CAJA CHICA/FONDO PERMANENTE
A) PRESENTACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA: Nota y detalle de la documentación volcada a la planilla que se adjunta.
B) LOS COMPROBANTES: El cumplimiento de los presentes puntos son exigibles para proceder al reintegro o rendición de gastos, de acuerdo a las disposiciones formales, legales e impositivas vigentes para la presentación de los comprobantes:
1. TIPO DE COMPROBANTE (únicamente en original)
- FACTURA TIPO “B”
- FACTURA TIPO “C”
- TICKET FACTURA
- TICKET acompañado de un REMITO con descripción de los elementos adquiridos.
2. CONTENIDOS OBLIGATORIOS
NOMBRE: Tribunal Superior de Justicia
DOMICILIO: Juan Bautista Alberdi nº 52
CUIT: 30-99906887-8
CONDICIONES DE PAGO: El comprobante debe acreditar el pago de “contado”.
SOBRE EL BIEN DE ADQUIRIDO:
- Cantidad
- Concepto en detalle (no se aceptan conceptos globales que no permitan hacer identificable el bien adquirido)
- Precio unitario en pesos
- Precio total en pesos
CONFORMIDAD: En cada uno de los comprobantes deberá registrarse la “conformidad” mediante firma y sello del responsable del FONDO o CAJA CHICA.
3. ACLARACIONES
- El Tribunal Superior de Justicia es “CONSUMIDOR FINAL”, por lo tanto el comprobante no debe discriminar impuestos (IVA), el precio debe ser final.
- Cualquier corrección o agregado en el comprobante deberá contar con la “SALVEDAD”, efectuada por el proveedor que lo emite mediante su firma, aclaración, número y tipo de documento con el sello de la firma comercial.
- El importe del comprobante de gastos, no deberá exceder la suma de $1.000 (un mil), en virtud de la limitación de pagos totales o parciales en efectivo establecido en la Ley nº 25345 “Ley Antievasión”.
- Las facturas que integren la rendición deberán tener fecha de impresión posterior a Julio/2004.-
- El CAI (código de autorización de impresión) que se encuentra al pie de la factura tipo B, no deberá estar vencido.
IMPORTANTE: Para una adecuada gestión y disponibilidad de los fondos asignados que, se recomienda a los organismos que cuenten con Fondos Permanentes que se efectúe la rendición al haber agotado el 50% del fondo asignado.
