Guía de Tramites Administrativos
Se divide el presente capítulo en dos secciones principales:
A. Solicitud de bienes de funcionamiento que forman parte del stock permanente.
B. Solicitud de bienes que no forman parte del stock permanente o contratación de servicios.
A. SOLICITUD DE BIENES DE FUNCIONAMIENTO QUE FORMAN PARTE DEL STOCK PERMANENTE
La División Suministros es el sector dependiente de la Dirección de Administración Financiera encargado de proveer a los distintos organismos judiciales los recursos materiales de uso normal y habitual susceptibles de almacenamiento que aseguren el funcionamiento de los mismos.
Cómo deben formularse las solicitudes
Las solicitudes de artículos de suministro habitual se deben efectuar mediante el formulario de suministros al cual puede accederse través del sitio institucional desde el link SERVICIOS INTERNOS. Para ello, es necesario contar con denominación de usuario y contraseña para acceder al formulario de suministros, habilitación bajo responsabilidad de la Secretaría de Informática.
El objetivo del formulario de pedido de suministros por e-mail es evitar equivocaciones en la confección de las solicitudes. El formulario incluye una descripción taxativa de las existencias divididas por rubros, debiéndose en cada caso consignar únicamente las cantidades requeridas.
Insumos/ bienes que se proveen por la División Suministros:
La administración del stock permanente se refiere a dos grandes rubros de artículos:
a) Bienes de funcionamiento:
- Librería y Papelería: comprende artículos de librería y hojas oficio y A4
- Artículos de Impresión: cartuchos de tinta, tóner y cintas de impresión.
- Impresos: carátulas para expedientes, fichas, formularios.
- Refrigerio: café, yerba mate, mate cocido, te, azúcar.
b) Bienes de capital (inventariables):
Incluye básicamente mobiliario de oficina nuevo y usado.
Insumos no previstos en el stock permanente. Procedimiento
En virtud de razones presupuestaria, no se realizan compras de magnitud de artículos que no integran la nómina de insumos habituales, ejemplo: bazar, mobiliario, electrodomésticos, símbolos patrios, etc. Cada solicitud es evaluada individualmente para evitar la formación de stocks innecesarios.
Cuando surge una necesidad de este tipo de artículos, el requerimiento se debe canalizar a través de la Dirección de Administración Financiera, y una vez autorizado, será gestionado por el Departamento Contrataciones.
Insumos críticos: necesidad de previsión por parte de los organismos
Resulta esperable que cada organismo realice una adecuada previsión a la hora de realizar sus pedidos, de cartuchos y de otros insumos críticos como por ejemplo resmas de papel. Ello, en virtud de la limitada capacidad en lo que respecta a recursos humanos de la División Suministros que limita su capacidad para atender pedidos denominados urgentes. Por ello es que resulta necesario que los pedidos se efectúen con la suficiente anticipación de forma tal que permitan gestionar su compra, en caso de no contarse con stock de un determinado artículo.
Recepción de pedidos, firma del responsable y lugar de entrega
Los remitos que respaldan la entrega de suministros deben ser suscriptos por el funcionario responsable del requerimiento, consignando fecha, firma y aclaración. En la mayor parte de los organismos las entregas se efectúan en las mesas de entradas o en las oficinas correspondientes a los responsables solicitantes.
Por excepción, sólo se despacha en planta baja en aquellas dependencias que no posean medios de elevación automáticos en sus inmuebles.
Cumplimiento de pedidos en forma parcial.
Por lo general, un pedido determinado no puede ser cumplido en forma íntegra en lo que respecta a artículos o sus cantidades, en razón de contar con stocks reducidos o faltantes momentáneos de stocks. Por razones de control administrativo se considera que el pedido ha sido cumplido. En tal caso el organismo solicitante deberá volver a efectuar la solicitud de aquellos artículos que considera necesarios y no fueron provistos en su oportunidad.
Análisis de las solicitudes en función del consumo de cada dependencia y las restricciones de stock
Los lotes individuales de entrega, en lo que respecta a cantidades se definen en función de los consumos habituales de las dependencias y la cantidad de personal que desempeña actividades en el lugar. Ejemplo: Si se recepciona un pedido de un organismo incluyendo 10 abrochadoras, primero se analiza la existencia de otros pedidos previos cercanos con este artículo (que se estima debe perdurar en el tiempo) y luego se coteja con la cantidad de personal que trabaja ahí. Si hubo requerimientos anteriores en el año de este artículo, no se agrega al lote; y, si se verifica que la planta de personal es menor a 10, se limita la cantidad al número exacto de personas.
División Suministros
Dirección: Trabajador Municipal Nº 39 de Neuquén.
Teléfonos: 0299-4477599 – FAX 0299-44775600.
E-Mail:
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B. SOLICITUD DE BIENES QUE NO FORMAN PARTE DEL STOCK PERMANENTE O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS.
